Privacy : stop al software per il controllo delle email del dipendente.

Il datore di lavoro non può accedere alla posta elettronica del dipendente o del collaboratore né utilizzare un software per conservare una copia dei messaggi.

Un simile trattamento di dati personali, oltre a configurare una violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali, è idoneo a realizzare un’illecita attività di controllo del lavoratore.

Lo ha stabilito il Garante Privacy, con provvedimento n. 472 del 17.07.2024, sanzionando una società per 80mila euro.

Il Garante, intervenuto a seguito del reclamo presentato da un agente di commercio, ha accertato che la società nel corso del rapporto di collaborazione, attraverso un software, aveva effettuato un backup della posta elettronica, conservando sia i contenuti che i log di accesso alla email e al gestionale aziendale, configurando così una violazione dei principi di liceità, minimizzazione del trattamento e limitazione della conservazione [art. 5, parag. 1, lett. a); c) ed e) del GDPR].

Inoltre, per quanto concerne il rapporto di collaborazione in essere con il reclamante, la società per trattare lecitamente i dati personali avrebbe dovuto attenersi alle disposizioni dell’art. 6, parag. 1, lett. a) e c) GDPR, le quali limitano il trattamento ai soli dati necessari per la gestione del rapporto o per l’adempimento di specifici obblighi o compiti posti dalle discipline di settore applicabili, purché adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità del trattamento.

Nel caso di specie, invece, è stato rilevato come la sistematica conservazione delle e-mail, effettuata per un considerevole periodo di tempo, nonché la sistematica conservazione dei log di accesso alla posta elettronica del dipendente e al gestionale utilizzato dai lavoratori, non siano risultati conformi alla disciplina di protezione dei dati, in quanto non proporzionata e necessaria al conseguimento delle dichiarate finalità di sicurezza della rete informatica e di continuità dell’attività aziendale.

Ciò, inoltre, aveva consentito alla società di ricostruire, minuziosamente, l’attività del collaboratore, incorrendo così in una forma di controllo vietata dallo Statuto dei lavoratori

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